"use strict";(self.webpackChunktimepunch_documentation=self.webpackChunktimepunch_documentation||[]).push([[29895],{3905:(e,n,t)=>{t.d(n,{Zo:()=>d,kt:()=>h});var r=t(67294);function i(e,n,t){return n in e?Object.defineProperty(e,n,{value:t,enumerable:!0,configurable:!0,writable:!0}):e[n]=t,e}function a(e,n){var t=Object.keys(e);if(Object.getOwnPropertySymbols){var r=Object.getOwnPropertySymbols(e);n&&(r=r.filter((function(n){return Object.getOwnPropertyDescriptor(e,n).enumerable}))),t.push.apply(t,r)}return t}function s(e){for(var n=1;n<arguments.length;n++){var t=null!=arguments[n]?arguments[n]:{};n%2?a(Object(t),!0).forEach((function(n){i(e,n,t[n])})):Object.getOwnPropertyDescriptors?Object.defineProperties(e,Object.getOwnPropertyDescriptors(t)):a(Object(t)).forEach((function(n){Object.defineProperty(e,n,Object.getOwnPropertyDescriptor(t,n))}))}return e}function l(e,n){if(null==e)return{};var t,r,i=function(e,n){if(null==e)return{};var t,r,i={},a=Object.keys(e);for(r=0;r<a.length;r++)t=a[r],n.indexOf(t)>=0||(i[t]=e[t]);return i}(e,n);if(Object.getOwnPropertySymbols){var a=Object.getOwnPropertySymbols(e);for(r=0;r<a.length;r++)t=a[r],n.indexOf(t)>=0||Object.prototype.propertyIsEnumerable.call(e,t)&&(i[t]=e[t])}return i}var u=r.createContext({}),o=function(e){var n=r.useContext(u),t=n;return e&&(t="function"==typeof e?e(n):s(s({},n),e)),t},d=function(e){var n=o(e.components);return r.createElement(u.Provider,{value:n},e.children)},c={inlineCode:"code",wrapper:function(e){var n=e.children;return r.createElement(r.Fragment,{},n)}},m=r.forwardRef((function(e,n){var t=e.components,i=e.mdxType,a=e.originalType,u=e.parentName,d=l(e,["components","mdxType","originalType","parentName"]),m=o(t),h=i,p=m["".concat(u,".").concat(h)]||m[h]||c[h]||a;return t?r.createElement(p,s(s({ref:n},d),{},{components:t})):r.createElement(p,s({ref:n},d))}));function h(e,n){var t=arguments,i=n&&n.mdxType;if("string"==typeof e||i){var a=t.length,s=new Array(a);s[0]=m;var l={};for(var u in n)hasOwnProperty.call(n,u)&&(l[u]=n[u]);l.originalType=e,l.mdxType="string"==typeof e?e:i,s[1]=l;for(var o=2;o<a;o++)s[o]=t[o];return r.createElement.apply(null,s)}return r.createElement.apply(null,t)}m.displayName="MDXCreateElement"},48979:(e,n,t)=>{t.r(n),t.d(n,{assets:()=>u,contentTitle:()=>s,default:()=>c,frontMatter:()=>a,metadata:()=>l,toc:()=>o});var r=t(87462),i=(t(67294),t(3905));const a={},s="Dokumentenspeicher",l={unversionedId:"TimePunch Legacy Management/document-save",id:"version-5.4/TimePunch Legacy Management/document-save",title:"Dokumentenspeicher",description:"TimePunch verf\xfcgt \xfcber einen Dokumentenspeicher zum Archivieren von wichtigen Dokumenten. Der Dokumentenspeicher ist f\xfcr alle Stammdatens\xe4tze verf\xfcgbar und erm\xf6glicht es der Personalabteilung oder den berechtigten Mitarbeitern wichtige Dokumente zu archivieren.",source:"@site/versioned_docs/version-5.4/02 - TimePunch Legacy Management/document-save.md",sourceDirName:"02 - TimePunch Legacy Management",slug:"/TimePunch Legacy Management/document-save",permalink:"/docs/5.4/TimePunch Legacy Management/document-save",draft:!1,tags:[],version:"5.4",frontMatter:{},sidebar:"tutorialSidebar",previous:{title:"Kundenspezifische Felder",permalink:"/docs/5.4/TimePunch Legacy Management/custom-fields"},next:{title:"Anpassungen f\xfcr die EU-DSGVO",permalink:"/docs/5.4/TimePunch Legacy Management/dsgvo"}},u={},o=[{value:"Anlegen von Ordnern",id:"anlegen-von-ordnern",level:2},{value:"Verwalten von Ordnern",id:"verwalten-von-ordnern",level:2},{value:"Bereitstellen von Dokumenten im Mitarbeiterprofil (Personalakte)",id:"bereitstellen-von-dokumenten-im-mitarbeiterprofil-personalakte",level:2},{value:"Bereitstellen von Dokumenten f\xfcr den Monatsabschluss",id:"bereitstellen-von-dokumenten-f\xfcr-den-monatsabschluss",level:2}],d={toc:o};function c(e){let{components:n,...a}=e;return(0,i.kt)("wrapper",(0,r.Z)({},d,a,{components:n,mdxType:"MDXLayout"}),(0,i.kt)("h1",{id:"dokumentenspeicher"},"Dokumentenspeicher"),(0,i.kt)("p",null,"TimePunch verf\xfcgt \xfcber einen Dokumentenspeicher zum Archivieren von wichtigen Dokumenten. Der Dokumentenspeicher ist f\xfcr alle Stammdatens\xe4tze verf\xfcgbar und erm\xf6glicht es der Personalabteilung oder den berechtigten Mitarbeitern wichtige Dokumente zu archivieren."),(0,i.kt)("p",null,"Im Fokus liegen aber nicht nur die archivieren, sondern auch die Verteilung der Dokumente, sodass Mitarbeiter immer Zugriff auf diese haben."),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("strong",{parentName:"p"},"Beispiel:")," Werden Dokumente im Mitarbeiterprofil gespeichert, dann k\xf6nnen zugriffsberechtigte Mitarbeiter diese Dokumente ebenfalls in der Selbstauskunft online abrufen."),(0,i.kt)("p",null,'Der Dokumentenspeicher kann \xfcber eine Ordnerstruktur strukturiert werden. Das Verwalten der Ordnerstruktur geschieht \xfcber den Men\xfcpunkt "Extras / Dokumentenspeicher". Es \xf6ffnet sich folgender Dialog:'),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("img",{src:t(83239).Z,width:"1010",height:"593"})),(0,i.kt)("p",null,"Die Ordnerstruktur kann f\xfcr folgende Stammdatenarten verwaltet werden:"),(0,i.kt)("ul",null,(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Zeiteintr\xe4ge"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Mitarbeiter"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Projekte"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"T\xe4tigkeiten"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Kunden"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Teams"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Abteilungen"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Niederlassungen"),(0,i.kt)("li",{parentName:"ul"},"Monatsabschl\xfcsse")),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("strong",{parentName:"p"},"Hinweis:")," Die Ordnerstruktur gilt jeweils f\xfcr alle konkreten Stammdatens\xe4tze innerhalb der ausgew\xe4hlten Stammdatenart."),(0,i.kt)("h2",{id:"anlegen-von-ordnern"},"Anlegen von Ordnern"),(0,i.kt)("p",null,'Ordner k\xf6nnen \xe4hnlich wie im Betriebssystem selbst, \xfcber das Kommando "Neuer Ordner" angelegt werden.'),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("img",{src:t(52262).Z,width:"460",height:"443"})),(0,i.kt)("p",null,"Ben\xf6tigt wird dazu der Name des Ordners, sowie die Berechtigung zum Ansehen der darin enthaltenen Dokumente und die Berechtigung zum Hochladen, bzw. l\xf6schen der Dokumente."),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("strong",{parentName:"p"},"Hinweis:")," Dokumente, die in einem Ordner bereitgestellt werden, erhalten automatisch die Berechtigung des Ordners, in welchem sie enthalten sind."),(0,i.kt)("p",null,"Optional ist aktuell noch die Dokumentenart. Diese dient im Moment nur der Information und hat derzeit keine Auswirkung auf die Aufbewahrungsdauer des Dokuments. Es empfiehlt sich jedoch auch die Dokumentenart korrekt zu setzen, da in Zukunft auf dieser Information aufbauend, TimePunch neue Funktionalit\xe4ten erhalten soll."),(0,i.kt)("h2",{id:"verwalten-von-ordnern"},"Verwalten von Ordnern"),(0,i.kt)("p",null,"Ist ein Ordner in TimePunch angelegt, so kann er \xfcber das Panel am rechten Rand noch nachtr\xe4glich ver\xe4ndert werden. Dies betrifft den Namen, die Lese und Zugriffsrechte, sowie auch die Dokumentenart."),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("img",{src:t(86997).Z,width:"1010",height:"593"})),(0,i.kt)("p",null,'Durch die Schaltfl\xe4che "Aktualisieren" werden die Eigenschaften \xfcbernommen.'),(0,i.kt)("p",null,'Der Haken "',(0,i.kt)("em",{parentName:"p"},"\xc4nderung rekursiv durchf\xfchren"),'" bewirkt, dass auch f\xfcr untergeordnete Ordner die Berechtigungen und Dokumentenarten gesetzt werden.'),(0,i.kt)("p",null,'Der Haken "',(0,i.kt)("em",{parentName:"p"},"Auch Dokumente aktualisieren"),'" bewirkt, dass die ge\xe4nderten Berechtigungen auch auf etwaige Dokumente \xfcbertragen werden, die bereits im Ordner bereitgestellt wurden. Das kann wichtig sein, wenn im Nachhinein Berechtigungen auf bestimmte Dateien entzogen werden sollen.'),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("strong",{parentName:"p"},"Hinweis:"),' Ordner k\xf6nnen per "Drag & Drop" in ihrer Position verschoben werden. Sofern dieser Ordner bereits Dateien beinhaltet, werden die bereitgestellten Dateien ebenfalls an die neue Position verschoben.'),(0,i.kt)("h2",{id:"bereitstellen-von-dokumenten-im-mitarbeiterprofil-personalakte"},"Bereitstellen von Dokumenten im Mitarbeiterprofil (Personalakte)"),(0,i.kt)("p",null,"Ist die Ordnerstruktur definiert, dann k\xf6nnen die zu archivierenden Dokumente im jeweiligen Datensatz, z.B. dem Mitarbeiterprofil bereitgestellt werden."),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("img",{src:t(38928).Z,width:"866",height:"761"})),(0,i.kt)("p",null,'Mit der Berechtigung "Personalmanagement" oder h\xf6her, k\xf6nnen ebenfalls die Berechtigungen dieser Dateien, \xe4hnlich dem Verwalten von Ordnern, festgelegt werden.'),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("strong",{parentName:"p"},"Hinweis:"),' Der Upload der Dateien funktioniert ebenfalls \xfcber eine einfache "Drag & Drop" Funktion. D.h. die Dateien k\xf6nnen vom Datei-Explorer direkt in TimePunch mit der Maus hineingezogen werden.'),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("strong",{parentName:"p"},"Hinweis:")," Das Ziel d",(0,i.kt)("strong",{parentName:"p"},"es")," Dokumentenspeichers ist die Archivierung von Dokumenten. Aus diesem Grund k\xf6nnen nur PDF-Dokumente im Dokumentenspeicher hinterlegt werden."),(0,i.kt)("h2",{id:"bereitstellen-von-dokumenten-f\xfcr-den-monatsabschluss"},"Bereitstellen von Dokumenten f\xfcr den Monatsabschluss"),(0,i.kt)("p",null,'Dateien, die mitarbeiterspezifisch den Monatsabschluss betreffen, k\xf6nnen ebenfalls in TimePunch bereitgestellt werden. Hierzu ist in TimePunch, im Bereich der Analyse, auf "\xdcberstunden / Erweitert" zu klicken.'),(0,i.kt)("p",null,(0,i.kt)("img",{src:t(2781).Z,width:"626",height:"693"})),(0,i.kt)("p",null,"Typische Dateien f\xfcr den Monatsabschluss, sind z.B. die Gehalts, bzw. Lohnabrechnung. Stundenlisten usw."),(0,i.kt)("p",null,"Diese k\xf6nnen damit archiviert und somit unver\xe4nderbar in TimePunch hinterlegt und dem Mitarbeiter \xfcber die Selbstauskunft zug\xe4nglich gemacht werden."))}c.isMDXComponent=!0},83239:(e,n,t)=>{t.d(n,{Z:()=>r});const r=t.p+"assets/images/39ee8fd4bfed165dea3b99ed6bc56e9d-d1d041fbbbd58f8cf1e6f427b2b8b37b.png"},2781:(e,n,t)=>{t.d(n,{Z:()=>r});const r=t.p+"assets/images/8b836f588ac98fe390180012da45b59e-06cfd25132148c743a63778cbaac2e2e.png"},52262:(e,n,t)=>{t.d(n,{Z:()=>r});const r=t.p+"assets/images/954ec960eadf6a8db80653bf4e97968b-5ec16b444597824570168ab26472794d.png"},38928:(e,n,t)=>{t.d(n,{Z:()=>r});const r=t.p+"assets/images/ccfd3246d42f367c94168063d69357d2-279a1a8c592e100b6d2ebebb384feac6.png"},86997:(e,n,t)=>{t.d(n,{Z:()=>r});const r=t.p+"assets/images/f7cab3ea945f3e2895329879be1231cf-1dc35341f21589241275f4f584b4fa13.png"}}]);