Nachträgliche Projektkontierung

Unter "Nachträgliche Projektkontierung" versteht man, dass Mitarbeitende nicht sofort einen Projektwechsel vollziehen müssen, wenn sie mit einer neuen Arbeit beginnen. Mitarbeitende buchen demnach immer auf das zur nachträglichen Projektkontierung festgelegte Projekt; als Standard ist dies der "Projektverteiler". Wenn auf dieses Projekt gebucht wird, können Mitarbeitende bei Arbeitsende, oder auch noch Tage später, die Arbeitszeit frei auf verschiedene Projekte verteilen. Dies geschieht über die sog. nachträgliche Projektkontierung.

Unterschiede zur Start/Stop Erfassung im Watcher

In den folgenden Punkten, unterscheidet sich die nachträgliche Projektkontierung zur Start/Stop Erfassung im Watcher.

Projektkontierungsdialog nach Abschluss der Erfassung

Nach dem Stoppen der Zeiterfassung, bei der zuvor das Projekt zur nachträglichen Kontierung (z.B. Projektverteiler) festgelegt wurde, wird der Projektkontierungsdialog im TimePunch Watcher geöffnet.

Dieser Dialog zeigt den aktuell abgeschlossenen Zeiteintrag an und fordert den Mitarbeiter zur Aufteilung des Zeiteintrags auf. Ausgewählt werden, können die Projektstunden, das Projekt, die Tätigkeit und der Kunde, sowie eine mögliche Beschreibung. Mit dem Klick auf den Button „Eintragen“ wird der Zeiteintrag übernommen. Dies verringert die Zeit, die noch projektiert werden muss.

Bearbeiten der Projektkontierung

Die Liste der Projektkontierungen kann durch den Mitarbeitenden so lange bearbeitet werden, bis die Projektkontierung abgeschlossen wird. Die Bearbeitung eines Eintrags, erfolgt durch den Klick auf eine bereits erstellte Projektkontierung.

Abschluss der Projektkontierung

Beim Abschluss der Projektkontierung wird der gerade beendete Zeiteintrag auf die ausgewählten Projekte verteilt.

Wichtig: Wird die Projektkontierung abgeschlossen, ohne dass alle Zeiten verteilt wurden, dann bleibt die Restzeit offen und muss nachträglich neu kontiert werden.

Rückwirkende Kontierung

Nicht immer kann die Projektkontierung direkt nach Abschluss des Zeiteintrags erfolgen. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der PC durchläuft und die Kontierung dadurch nicht abgeschlossen wird. In diesem Fall schließt der TimePunch Watcher den Eintrag selbstständig ab, ohne dass eine Kontierung möglich ist.

Im Watcher existiert daher die Möglichkeit, bestehende Einträge zur Projektkontierungen nachträglich noch auf Projekte aufzuteilen. Sofern noch offene Einträge zur Projektkontierungen vorliegen, wird dies im Watcher durch einen für den Mitarbeitenden sofort auffällige Schaltfläche "Offene Projektkontierungen bearbeiten" angezeigt.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Offene Projektkontierungen bearbeiten" werden dem Mitarbeitenden eine Liste der offenen Projektkontierungen angezeigt.

Der Klick auf einen offen Projektkontierung öffnet den Dialog zum Aufteilen der Arbeitszeit. Dabei öffnet sich der Dialog "Abschluss der Projektkontierung", wie er auch nach dem Beenden eines aktiven Zeiteintrags angezeigt wird.

Sonderfall: Kontierung ohne Beenden der Zeiterfassung

Mitarbeitenden ist es auch eine untertägige Projektkontierung erlaubt. D.h. die bisher gebuchte Zeit, kann auf unterschiedliche Projekte gebucht werden, ohne dass dazu die laufende Zeiterfassung beendet wird.

Dazu muss die Schaltfläche "Kontierung" ausgewählt werden.

Hinweis: Die Schaltfläche "Kontierung" ist nur sichtbar, wenn die Zeiterfassung auf das Projekt zur Projektkontierung (Standard ist Projektverteiler) aktiv ist.

Einstellungen im TimePunch Management

Im Register "Nachträgliche Projektkontierung" auf der Seite "Einstellungen" werden die Optionen zur Projektkontierung definiert. Nachträgliche Projektkontierung bedeuted, dass Mitarbeitende nicht sofort einen Projektwechsel vollziehen müssen, wenn sie mit einer neuen Arbeit beginnen. Mitarbeitende buchen demnach immer auf das zur nachträglichen Projektkontierung festgelegte Projekt; als Standard ist dies der "Projektverteiler". Wenn auf dieses Projekt gebucht wird, können Mitarbeitende bei Arbeitsende, oder auch noch Tage später, die Arbeitszeit frei auf verschiedene Projekte verteilen. Dies geschieht über die sog. nachträgliche Projektkontierung.

Dabei können folgende Einstellungen für die nachträgliche Projektkontierung gesetzt werden.

• Projektkontierung erlaubt für Projekt : Definiert das Projekt, welches für die nachträgliche Kontierung vorgesehen ist.
• Minimale Restzeit für offene Projektkontierung: Definiert die Restzeit, aber der die restliche Zeit auf das zuletzt kontierte Projekt zugeschlagen wird. Bei einer Standardeinstellung von 15 Minuten, wird die restliche, nicht verbuchte Zeit kleiner als 15 Minuten, auf das zuletzt zugeordnete Projekt gebucht.
• Nachträgliche Projektkontierung erlaubt für: Definiert die Anzahl der Tage, an denen es Mitarbeitenden erlaubt ist, die Arbeitszeit des Projektverteilers auf unterschiedliche Projekte aufzuteilen.
• Mitarbeitende an Projektkontierung erinnern: Definiert die Anzahl der Tage, ab denen Mitarbeitende daran erinnert werden, die Projektkontierung vorzunehmen.
• Teamleiter über fehlende Projektkontierung informieren: Definiert die Anzahl der Tage, ab denen die Teamleiter über die fehlende Pojektkontierung ihrer Mitarbeitenden, informiert werden.