Dokumentenspeicher

Übersicht

TimePunch verfügt über einen Dokumentenspeicher zum Archivieren von wichtigen Dokumenten. Der Dokumentenspeicher ist für alle Stammdatensätze verfügbar und ermöglicht es der Personalabteilung oder den berechtigten Mitarbeitenden wichtige Dokumente zu archivieren.

Im Fokus liegt aber nicht nur die Archivierung, sondern auch die Verteilung der Dokumente, sodass Mitarbeitende Zugriff auf diese haben.

Beispiel: Werden Dokumente im Profil der Mitarbeitenden gespeichert, dann können zugriffsberechtigte Mitarbeiter*innen diese Dokumente ebenfalls in der Selbstauskunft online abrufen.

Die Ordnerstruktur kann für folgende Stammdatenarten verwaltet werden:

• Zeiteinträge
• Mitarbeiter
• Projekte
• Tätigkeiten
• Kunden
• Teams
• Abteilungen
• Niederlassungen
• Monatsabschlüsse

Hinweis: Die Ordnerstruktur gilt jeweils für alle konkreten Stammdatensätze innerhalb der ausgewählten Stammdatenart.

Anlegen der Ordnerstruktur

Ordner können ähnlich wie im Betriebssystem selbst, über die Schaltfläche "Neuer Ordner" auf der Seite "Dokumentenspeicher" angelegt werden.

Benötigt wird dazu der Name des Ordners, sowie die Berechtigung zum Ansehen der darin enthaltenen Dokumente und die Berechtigung zum Hochladen, bzw. löschen der Dokumente.

Hinweis: Dokumente, die in einem Ordner bereitgestellt werden, erhalten automatisch die Berechtigung des Ordners, in welchem sie enthalten sind.

Optional ist aktuell noch die Dokumentenart. Diese dient im Moment nur der Information und hat derzeit keine Auswirkung auf die Aufbewahrungsdauer des Dokuments. Es empfiehlt sich jedoch auch die Dokumentenart korrekt zu setzen, da in Zukunft auf dieser Information aufbauend, TimePunch neue Funktionalitäten erhalten soll.

Verwalten der Ordnerstruktur

Ist ein Ordner in TimePunch angelegt, so kann er über das Panel am rechten Rand auf der Seite "Dokumentenspeicher" noch nachträglich verändert werden. Dies betrifft den Namen, die Lese und Zugriffsrechte, sowie auch die Dokumentenart.

Durch die Schaltfläche "Aktualisieren" werden die Eigenschaften übernommen.

Der Haken "Änderung rekursiv durchführen" in den Einstellungen auf der Seite "Dokumentenspeicher" bewirkt, dass auch für untergeordnete Ordner die Berechtigungen und Dokumentenarten gesetzt werden.

Der Haken "Auch Dokumente aktualisieren" in den Einstellungen auf der Seite "Dokumentenspeicher" bewirkt, dass die geänderten Berechtigungen auch auf etwaige Dokumente übertragen werden, die bereits im Ordner bereitgestellt wurden. Das kann wichtig sein, wenn im Nachhinein Berechtigungen auf bestimmte Dateien entzogen werden sollen.

Bereitstellen von Dokumenten am Beispiel eines Mitarbeitenden

In den Übersichtslisten von TimePunch werden die Dokumente über das Ordner-Symbol aufgerufen. Ist die Ordnerstruktur definiert, dann können die zu archivierenden Dokumente im jeweiligen Datensatz, z.B. dem Mitarbeiterprofil bereitgestellt werden.

Dies geschieht typischerweise mit einem einfachen Drag&Drop aus dem Datei-Explorer heraus.

Hinweis: Das Ziel des Dokumentenspeichers ist die Archivierung von Dokumenten. Aus diesem Grund können nur PDF-Dokumente im Dokumentenspeicher hinterlegt werden.