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Version: 5.5

Projekte

Übersicht

Die Seite "Projekte" zeigt eine Liste aller zur Verfügung stehenden Projekte an.

Neues Projekt anlegen​

Ein neues Projekt wird über die Schaltfläche "Neu" auf der Seite "Projekte" angelegt. Es öffnet sich dann der Dialog "Neues Projekt anlegen".

Im Dialog "Neues Projekt anlegen" sind bei der Anlage die Projekt-ID und eine eindeutige Bezeichnung des Projekts wichtig. Außerdem kann als Vorgabe der Buchungscode und der standardmäßig zugeordnete Kunde ausgewählt werden.

Buchungscode: Der Buchungscode wird dazu genutzt, um die Zeiterfassung auf Projekte über externe Quellen (z.B. Barcodescanner o.ä.) zu starten.

Tipp: Über die Auswahlbox "Kopieren von" im Dialog "Neues Projekt anlegen" kann ein bereits bestehendes Projekt als Kopiervorlage für das neue Projekt angegeben werden.

Projekt bearbeiten​

Ein bestehendes Projekt kann mittels der Inline-Navigation Bearbeiten (das ist das Stift-Symbol) oder durch einen Doppelklick auf den Projektnamen, zur Bearbeitung geöffnet werden. Es öffnet sich dann eine weitere Seite mit den Einstellungen des Projekts.

Projektzyklus​

Projekte können vier verschiedene Projektzyklen durchlaufen. Wird ein neues Projekt aufgesetzt, dann befindet sich dies im Zyklus "in Planung". In diesem Projektzyklus wird es nur durch die Projektleitung aufgesetzt. Mitarbeitende können erst im Zyklus "aktiv" auf das Projekt buchen. Ist das Projekt abgeschlossen, dann wechselt es in den Zyklus "abgeschlossen". Ab hier kann das Projekt nur noch ausgewertet, aber nicht mehr gebucht werden.

Projektbezogene Tätigkeiten​

Innerhalb eines Projekts können Tätigkeiten/Aufgaben definiert werden. Diese im Projekt angelegten Tätigkeiten sind nur innerhalb des Projekts gültig und eindeutig. Auch wenn eine Tätigkeit mit dem gleichen Namen in einem anderen Projekt angelegt wird, sind diese nicht automatisch gemeinsam auswertbar.

Tätigkeiten definieren​

Tätigkeiten haben eine wichtige Kernfunktion in TimePunch. Denn sie definieren, wie die erfasste Arbeitszeit intern in TimePunch verrechnet wird.

  • Task-ID : Die Task-ID ist eine Abkürzung für die Tätigkeit, und kann z.B. von einem Ticket-System oder Projektplanungs-Tool übernommen werden.

  • Beschreibung : Die Tätigkeit muss einen eindeutigen Namen besitzen, der in diesem Feld festgelegt werden kann.

  • Buchungscode : Der Buchungscode wird für die Buchung mittels eines Barcode Lesers oder Drittsystemen verwendet. Sofern solche Systeme nicht im Einsatz sind, kann das Feld ignoriert werden.

  • Gebucht als : Dieses Feld definiert den Buchungstyp. Möglich sind hier Arbeitszeit, Bereitschaftsdienst, Fahrtzeit, Überstundenabbau, Urlaub, Krankheit, Krankheit (unbezahlt), Sonderurlaub, Abwesenheit.

  • Kostenfaktor : Der Kostenfaktor definiert den Faktor, zu dem die Arbeitszeit einem potentiellen Kunden in Rechnung gestellt wird. Ein Kostenfaktor von 0 bedeutet, dass die Arbeitszeit dem Kunden nicht in Rechnung gestellt wird. Ein Kostenfaktor von 2 bedeutet, dass der Kunde ein Preisaufschlag von 100% erhält.

  • Arbeitszeitlohnart : Im Gegensatz zum Kostenfaktor definiert die Lohnart, wie die ausgeführte Tätigkeit den Mitarbeitenden vergütet wird. Lohnsoftware wie DATEV und Lexware definieren Lohnarten mit einem Stundensatz oder einem prozentualen Zuschlag zum Stundenlohn. Beim Export zu diesen Systemen können daher solche Zeiten entsprechend separat entlohnt werden.

  • Arbeitszeitbeschränkung (pro Tag) : Dieses Feld definiert, ob die max. buchbare Zeit auf diese Tätigkeit, pro Tag limitiert ist. Dies wird häufig von Dienstleistern verwendet, damit z.B. freie Mitarbeitende die ihnen zugeteilten Projekte nicht überbuchen können. Dies könnte aber z.B. auch dazu genutzt werden, um Weiterbildungsmaßnahmen oder ähnliche Projekte zeitlich zu limitieren.

Buchungstypen​

TimePunch kennt verschiedene Buchungstypen. Jede Tätigkeit, sei es im Projekt oder eine allgemeine projektübergreifende Tätigkeit, ist einem Buchungstyp zugeordnet.

Der Buchungstyp bestimmt, wie die Zeitbuchung in TimePunch intern mit der Arbeitszeit verrechnet wird.

TimePunch kennt folgende Buchungstypen:

  • Arbeitszeit : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Arbeitszeit werden direkt dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Dies ist der gebräuchlichste Buchungstyp in TimePunch.

  • Remotearbeit : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Remotearbeit werden nicht nur dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben, sondern erhöhen auch gleichzeitig die Remotearbeit Stunden des Mitarbeitenden. Als Sonderfall gilt: Existiert an einem Tag ein Tageseintrag mit dem Buchungstyp Remotearbeit, dann werden auch alle Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Arbeitszeit als Remotearbeit verbucht.

  • Bereitschaftsdienst : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Bereitschaftsdienst können mit einem Zeitfaktor der Arbeitszeit angerechnet werden. Der Zeitfaktor 0.2 bedeuted beispielsweise, dass der Bereitschaftsdienst mit 20% auf die Arbeitszeit des Mitarbeitenden angerechnet wird.

  • Fahrtzeit : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Fahrtzeit werden anteilsmäßg auf die Arbeitszeit angerechnet, aber dennoch als Fahrtzeit separat ausgewiesen. Der prozentuale Anteil der Fahrtzeitanrechnung wird pro Mitarbeitenden im Mitarbeiterprofil im Bereich "Anstellung/Vertragliche Details" festgelegt.

  • Überstundenabbau : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Überstundenabbau reduzieren die angehäuften Überstunden des Mitarbeitenden. Die Nicht-Buchung eines Arbeitstages reduziert ebenfalls das Überstundenkonto. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit wird aber die explizite Buchung des Überstundenabbaus empfohlen.

  • Urlaub : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Urlaub reduzieren den Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden im aktuellen Jahr, oder den Resturlaub aus dem Vorjahr.

  • Krankheit : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Krankheit erhöhen die Kranktage des Mitarbeitenden im aktuellen Jahr.

  • Krankheit (unbezahlt) : Wie Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Krankheit werden diese Zeitbuchungen ebenfalls als Krankheit verbucht. Der Unterschied liegt in der Auszahlung bei Lohn -und Gehaltsempfängern. Hier reduziert sich die Auszahlung anteilmäßig um die gebuchten Stunden. Krankheit (unbezahlt) ist für Mitarbeitende vorbehalten, die länger als 6 Wochen krankgeschrieben sind, und deren Lohn/Gehalt von der Krankenkasse übernommen wird.

  • Sonderulaub : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Sonderurlaub werden wie Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Urlaub, als bezahlte Abwesenheiten angesehen. Im Gegensatz zu Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Urlaub, reduzieren Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Sonderurlaub nicht den Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden.

  • Abwesenheit : Zeitbuchungen mit dem Buchungstyp Abwesenheit werden nicht vergütet. Dazu zählt zum Beispiel unentschuldigtes Fehlen, unbezahlter Urlaub oder geplante freie Tage, die nicht vergütet werden.

Lebenszyklus von Tätigkeiten​

Genau wie Projekte, besitzen auch Tätigkeiten einen Lebenszyklus. Tätigkeiten im Status "In Planung" können nicht gebucht werden und sind nur zur Planung zu nutzen. Tätigkeiten im Status "Aktiv" können von Mitarbeitenden gebucht und ausgewertet werden. Tätigkeiten im Status "abgeschlossen" können nur ausgewertet werden und Tätigkeiten im Status "gelöscht" sind für niemanden mehr sichtbar. Sofern Tätigkeiten noch nicht für eine Buchung verwendet wurden, werden sie im Status "gelöscht" auch physisch aus der Datenbank entfernt.

Auftragsdaten hinterlegen​

Ist ein Projekt in den Basisdaten als Kundenauftrag definiert, dann können im Register "Auftrag" auf der Seite "Projekt bearbeiten" auftragsbezogenen Daten für das Projekt hinterlegt werden.

Wichtige Auftragsbezogene Daten sind z.B. der voreingestellte Kunde, die Auftrags-Nr., sowie die Auftragsart und der Ort der Leistungsbeschreibung. Auf Grundlage dieser Daten können auch kundenspezifische Berichte erstellt werden. Sprechen Sie uns an, wir beraten sie gerne.

Projektabrechnung​

Für auftragsbezogene Projekte stellt TimePunch das Register "Abrechnung" auf der Seite "Projekt bearbeiten" mit abrechnungsrelevanten Daten bereit.

Im Register "Abrechnung" auf der Seite "Projekt bearbeiten" werden der Stundensatz und die Währung, sowie die für die Abrechnung genutzte Rundung festgelegt. Alle Projektabrechnungen, wie z.B. "Detaillierte Projektabrechnung" oder die "Tag-genaue Projektabrechnung" verwenden die im Projekt definierte Rundungseinstellungen.

Hinweis : Damit die Berichte zur Projektabrechnung Werte anzeigen, muss das Projekt selbst als "Das Projekt ist auftragsbezogen", im Dialog "Projekt bearbeiten", markiert werden.

Das Feld "Weitere Abrechnungsmodalitäten" im Projekt ist ein Freitextfeld welches für interne Zwecke oder das Berichtswesen verwendet werden kann.

Zugriffsrechte​

Um die Projektliste für die einzelnen Mitarbeitenden übersichtlich zu halten, können die Zugriffsrechte für Projekte auf Mitarbeitende beschränkt werden.

Mitarbeitende die im Projekt als Assistent gesetzt sind, können Projektzeiten für das Projekt auswerten. Ob darüber hinaus noch weitere Berechtigungen bestehen, wird über die Rolle des Mitarbeitenden festgelegt. Nur Mitarbeitende mit der Rolle "Projektmanagement" dürfen beispielsweise Änderungen am Projekt durchführen.

Hinweis : Die Zuordnung einer Gruppe/Organisationseinheit (z.B. Team) zum Projekt dient nur als Abkürzung für die Zuordnung der Mitarbeitenden. Werden Mitgliedern aus der Gruppe/Organisationseinheit entfernt oder neu hinzugefügt, hat das keine Auswirkung auf projektbezogene Zugriffsrechte. Diese müssen im Zweifelsfall separat angepasst werden.

Anpassungen pro Mitarbeitenden​

Durch einen Doppelklick im Register "Zugriffsrechte" auf der Seite "Projekt bearbeiten" können spezifische Anpassungen für einen Mitarbeitenden im Projekt festgelegt werden.

Projektbudgets definieren​

In TimePunch kann für jedes Projekt ein eigenes Projektbudget festgelegt werden. Dieses definiert den Arbeitsvorrat für den Projektpool und den einzelnen Mitarbeitenden.

Projektpool​

Zum Projektpool gehören alle Mitarbeitende die für das Projekt berechtigt sind, und über keinen eigenen Arbeitsvorrat verfügen. Standardmäßig sind dies alle Mitarbeitende, sofern keine Zugriffsrechte für das Projekt definiert wurden.

Das Projektbudget setzt sich aus dem Arbeitsvorrat des Projektpools und dem Arbeitsvorrat der Mitarbeitenden zusammen.

Der Arbeitsvorrat der direkt im Projekt gesetzt wird, ist der Arbeitsvorrat für alle Mitarbeitenden des Projektpools. D.h. alle Mitarbeitenden teilen sich den Arbeitsvorrat des Projekts.

In den Basisdaten auf der Seite "Projekt bearbeiten" kann ebenfalls definiert werden, ob das festgelegte Projektbudget überschritten werden darf. Ist dies nicht der Fall, dann können Mitarbeitende max. das dem Projekt zugeordnete Stundenkontingent buchen.

Arbeitsvorrat der Mitarbeitenden​

Der Arbeitsvorrat für eine einzelne Mitarbeiter*in kann direkt im Register "Zugriffsrechte" auf der Seite "Projekt bearbeiten" im Dialog "spezifischen Anpassungen" festgelegt werden.

Hinweis : Der Arbeitsvorrat pro Mitarbeiter*in ist exklusiv dem Mitarbeitenden zugeordnet und kann nur von diesem verbraucht werden.

Projektlaufzeit definieren​

n den Basisdaten des Projekts kann die Projektlaufzeit festgelegt werden. Ein Projekt kann nur innerhalb dieser Laufzeit gebucht werden.

Vor dem Start des Projekts oder nach dessen Ende ist das Projekt nicht in der Projektliste beim Bearbeiten eines Zeiteintrags sichtbar und kann auch nicht über die Stoppuhr gebucht werden.

Projektlaufzeit für Mitarbeitende einschränken​

Die Laufzeit eines Projekts kann zusätzlich für einzelne Mitarbeitende eingeschränkt werden. Dafür können der Projektstart und das Ende bei den spezifischen Anpassungen für jeden Mitarbeitenden festgelegt werden.

Wichtig : Der Projektstart und das Ende für den Mitarbeitenden müssen innerhalb der Gesamtprojektlaufzeit liegen.