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Version: 5.7

FAQ

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenstellung häufig gestellter Fragen samt entsprechender Antworten, um Ihnen bei eventuellen Unklarheiten weiterzuhelfen. Die Fragen und Antworten in diesem Bereich werden fortlaufend geprüft und bei Bedarf ergänzt.

Was ist der Unterschied zwischen dem Archivieren und dem Löschen eines Mitarbeiters?​

In TimePunch gibt es mehrere Möglichkeiten, mit Daten ehemaliger Mitarbeiter umzugehen: Archivieren, Kündigen öder Löschen. Die Optionen Archivieren und Löschen haben unterschiedliche Auswirkungen auf die Verfügbarkeit und Integrität der Mitarbeiterdaten.

Mitarbeiter archivieren:

  • Datenaufbewahrung: Beim Archivieren bleiben alle Daten des Mitarbeiters erhalten. Dies ermöglicht es, auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auf historische Arbeitszeitdaten, Projektzuordnungen und andere relevante Informationen zuzugreifen.
  • Zugriffsrechte: Archivierte Mitarbeiter verlieren in der Regel ihren Zugriff auf das System. Ihre Daten bleiben jedoch für Administratoren oder berechtigte Nutzer einsehbar und auswertbar.
  • Wiederherstellung: Sollte der Mitarbeiter zum Unternehmen zurückkehren oder sollten seine Daten erneut benötigt werden, kann das Archiv in der Regel reaktiviert werden, wodurch der Zugriff auf die Daten wiederhergestellt wird.

Mitarbeiter löschen:

  • Das Löschen eines Mitarbeiters führt zur vollständigen und unwiderruflichen Entfernung aller zugehörigen Daten aus dem System. Dies betrifft Arbeitszeitaufzeichnungen, Projektbeteiligungen und andere personenbezogene Informationen.

TimePunch bietet die Möglichkeit eine Datenlöschung für historische Mitarbeiterdaten. Arbeitszeitdaten müssen nach aktueller Rechtsprechung 6, bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden.
Hierzu ist die Seite DSGVO - Datenlöschung aufzurufen.

Was ist Unterschied zwischen Einzelbuchungen und Täglicher Arbeitzszeit?​

  • Tägliche Arbeitszeit ist die Summe aller Einzelbuchungen eines Tages.
  • Einzelbuchungen sind die einzelnen Zeiterfassungen, die in die Berechnung der täglichen Arbeitszeit eingehen.

Fazit: Einzelbuchungen bieten eine detaillierte Ansicht der Arbeitszeit, während die tägliche Arbeitszeit nur das Gesamtergebnis zeigt.

Bleiben die gekürzten Zeiten in TimePunch erhalten?​

Gekürzte Zeiten bleiben in TimePunch erhalten, um die vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Korrekturen zu gewährleisten. Dies hilft dabei, Fehler zu verfolgen, Auswertungen zu erstellen und sicherzustellen, dass die Lohnabrechnungen korrekt durchgeführt werden. Es ist wichtig, diese gekürzten Zeiten regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Anpassungen korrekt erfasst und nachvollziehbar sind. Mehr zu diesem Thema hier: Rahmenarbeitszeiten

Besteht die Möglichkeit Zeiteinträge automatisch zu ertstellen/zu erfassen?​

TimePunch bietet flexible Lösungen zur automatischen Erstellung von Zeiteinträgen, sei es durch Softwarefunktionen wie den Watcher, die Integration von Hardwarelösungen wie RFID-Terminals oder durch die Nutzung von Serieneinträgen für wiederkehrende Zeiträume. Die Wahl der geeigneten Methode hängt von den spezifischen Anforderungen und der Infrastruktur deines Unternehmens ab.

Kann man den Monatsabschluß rückgängig machen?​

Die empfohlene Methode, um einen Monatsabschluss rückgängig zu machen, besteht darin, den Monatsabschluss auf den vorherigen Monat zu setzen. Möchte man beispielsweise den Februar bearbeiten, muss der Monatsabschluss auf Januar zurückgesetzt werden. Dadurch wird der Februar wieder zur Bearbeitung freigegeben. Es ist nicht erforderlich, die Option "Alles entsperren" im Dialog "Monatsabschluss" zu verwenden, um alle Monate zu entsperren. Diese Funktion sollte nur mit Bedacht genutzt werden.

Mitarbeiter wurde angelegt, Feiertage wurden vergessen​

Wenn Mitarbeiter angelegt wurde bevor die Feiertage im Feiertagseditor erfasst wurden, kann man die Feiertage nachträglich im entsprechenden Mitarbeiterprofil im Register „Basisdaten“ Punkt „Feiertagsberechnung“ hinzufügen.

Kann ich bei Mitarbeitern Wechselschichten hinterlegen?​

Es ist möglich, für denselben Mitarbeiter mehrere Arbeitszeitmodelle zu erstellen. Aktuell erkennt das System jedoch nicht automatisch, dass diese Modelle im Wechsel angewendet werden sollen.

Wieso wird angelegter Mitarbeiter nicht angezeigt?​

Wenn ein neu angelegter Mitarbeiter in der Zeiterfassung von TimePunch nicht angezeigt wird, können mehrere Ursachen dafür verantwortlich sein. Hier sind einige Schritte zur Überprüfung und Lösung des Problems:

  1. Überprüfen des Mitarbeiterprofils

    • Aktivitätsstatus:
      Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter als aktiv gekennzeichnet ist. In der Übersicht der Mitarbeitenden können Sie den Schalter "Aktive Mitarbeiterprofile anzeigen" aktivieren, um nur aktive Profile anzuzeigen.

    • Startdatum:
      Prüfen Sie das im Mitarbeiterprofil hinterlegte Startdatum. Wenn dieses Datum in der Zukunft liegt, wird der Mitarbeiter möglicherweise noch nicht in der Zeiterfassung berücksichtigt.​

    • Zugehörigkeit zu Gruppen:
      Vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeiter der richtigen Gruppe, Abteilung oder Niederlassung zugeordnet ist. Die Gruppenzugehörigkeit beeinflusst, welche Leitungspersonen die Abwesenheitsanträge freigeben und kann sich auf die Sichtbarkeit in der Zeiterfassung auswirken. ​

  2. Berechtigungen und Rollen überprüfen

    • Benutzerrechte:
      Stellen Sie sicher, dass der angemeldete Benutzer über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, um den betreffenden Mitarbeiter in der Zeiterfassung zu sehen. Die Rolle des Benutzers (z. B. Teamleiter, Abteilungsleiter) kann die Sichtbarkeit beeinflussen. ​

  3. Zeiterfassungseinstellungen prüfen

    • Zeiterfassungsmodus:
      Überprüfen Sie, ob für den Mitarbeiter der korrekte Zeiterfassungsmodus eingestellt ist (z. B. TimePunch Watcher, Terminal, Online). Ein nicht korrekt konfigurierter Modus kann dazu führen, dass der Mitarbeiter nicht in der Zeiterfassung erscheint.
    • Projektzuweisung:
      Vergewissern Sie sich, dass dem Mitarbeiter ein Projekt zugewiesen ist. Ohne Projektzuweisung kann die Zeiterfassung nicht korrekt gestartet werden.​

  4. Technische Aspekte

    • Softwareversion:
      Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version von TimePunch verwenden. Veraltete Softwareversionen können zu Anzeigeproblemen führen.​
    • Systemneustart:
      Manchmal kann ein Neustart des Systems oder der Anwendung erforderlich sein, damit neue Mitarbeiter korrekt angezeigt werden.​

  5. Support kontaktieren
    Wenn nach Durchführung dieser Schritte der Mitarbeiter weiterhin nicht in der Zeiterfassung angezeigt wird, empfehlen wir, den TimePunch-Support zu kontaktieren.