Einstellungen
Persönliche Einstellungen
In den persönlichen Einstellungen kann jeder Mitarbeiter einen festen Vertreter für sich einstellen. Diese Vertretungsperson wird bei allen neuen Abwesenheitsanträgen automatisch hinterlegt.
Selbstverständlich kann der Vertreter beim konkreten Antrag geändert werden.
Globale Einstellungen
Projekt zum Verwalten der Abwesenheitsarten
Um Urlaube und andere Fehlzeiten beantragen zu können, muss ein Projekt ausgewählt werden, dessen Tätigkeiten als Abwesenheitsarten genutzt werden können.
Standardmäßig ist dies in TimePunch das Projekt „Sonstiges“, das vordefinierte Einträge wie „Krank“, „Urlaub“ oder „Überstundenabbau“ enthält. Alternativ kann jedoch jedes andere Projekt für Abwesenheitsanträge verwendet werden.
Dienstreise-Buchungen
Für Dienstreisen können abweichende Start- und Endzeiten von den Standardarbeitszeiten erforderlich sein. Diese Zeiten lassen sich in den Kalendereinstellungen festlegen und gelten ausschließlich für Anträge vom Typ „Dienstreise“.
Vertreter*in und Vertretungspflicht
In den globalen Einstellungen kann festgelegt werden, ob bei Abwesenheitsanträgen zwingend eine Vertretung hinterlegt werden muss. Wird eine Vertretung angegeben, erhält diese eine E-Mail und wird gebeten, der Abwesenheit zuzustimmen. Stimmt die Vertretung nicht zu, wird die zuständige genehmigende Person darüber informiert.
Genehmigungshirarchie
Es kann definiert werden, aus welcher Gruppe (Team, Abteilung, Niederlassung) die Genehmigung durch die Leitung oder deren Assistenten eingeholt werden muss. Wenn beispielsweise Team und Abteilung ausgewählt sind, muss die Abwesenheit zunächst durch die Teamleitung und anschließend durch die Abteilungsleitung genehmigt werden.
Mit der Option „per E-Mail informieren“ kann eingestellt werden, welche Gruppenleitungen (Team, Abteilung, Niederlassung) bei genehmigten Abwesenheiten der Gruppenmitglieder benachrichtigt werden.
Überschreiben der Gruppengenehmigungen / Genehmigungshirarchie
Ist diese Einstellung aktiviert, kann eine manuell festgelegte Freigabe die global definierte Genehmigungshierarchie überschreiben. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn bestimmte Mitarbeitende die Genehmigung direkt von einer spezifischen Person, z. B. dem Geschäftsführer, einholen sollen.
Wichtig:
Mitarbeitende stellen immer in ihrer Primären Gruppen die Abwesenheitsanträge. Gruppenleitungen in den Sekundären Gruppen, werden nur über den genehmigten Abwesenheiten informiert.
Als weitere Einstellung können zusätzliche Empfänger für angenommene Abwesenheitsanträge festgelegt werden. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn die Personalabteilung oder der Chef über die genehmigten Urlaube informiert werden soll. Im Fall der Genehmigung eines Antrags erhalten alle Empfänger in der Liste, die Bestätigungsemail in CC gesendet.
Autorisierungsperson zuordnen
Damit Mitarbeiter in TimePunch einen Antrag auf Urlaub oder Überstundenabbau stellen können, ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter einer Autorisierungsperson zugeordnet ist.
Administratoren und Mitarbeiter mit Personalverantwortung können daher im Menü "Mitarbeiter" die Autorisierungsperson für die verwalteten Mitarbeiter setzen.
Je nachdem welche Gruppen, in den globalen Kalendereinstellungen, aktiviert wurden, werden die entsprechenden möglichen Genehmiger angezeigt.
Wurde bei den Einstellungen "selbstdefiniert" ausgewählt, dann kann der Genehmiger unabhängig von der Gruppe selbst hinterlegt werden. Der selbstdefinierte Genehmiger hat bei der gleichzeitigen Auswahl von Gruppen immer das letzte Wort und muss am Ende seine Zustimmung geben.
Mit Hilfe der Suche (rechts über der Tabelle) kann die Anzeige der Mitarbeiter entsprechend eingeschränkt werden. Dies erleichtert die Zuordnung.
Autorisierungsperson setzen
Um eine Autorisierungsperson zu setzen, muss der Mitarbeiter zuerst markiert werden. Hierzu genügt ein Klick auf die entsprechende Zeile.
Danach öffnet sich durch Klick auf die Schaltfläche "Autorisierungsperson setzen" folgender Dialog.
Es ist niemals möglich, sich selbst als Autorisierungsperson zuzuordnen. D.h. auch ein leitender Mitarbeiter ist darauf angewiesen, dass ein höhergestellter Mitarbeiter, ihm eine Autorisierungsperson zuweist.
Alternativ dazu kann die Autorisierungsperson auch von Mitarbeitern mit Administratoren Berechtigung gesetzt werden.