Glossar

In unserem Glossar finden Sie Erläuterungen zu zentralen Begriffen, die im Zusammenhang mit unseren Produkten/Dienstleistungen häufig verwendet werden.

A

Änderungshistorie

wird für Zeiteinträge, Projekte, Kunden und Organisationseinheiten erstellt. Die Änderungsverfolgung ist für alle Mitarbeitende ab der Rolle Personalmanagement verfügbar.

Symbol in dem Info-Panel:

Anmeldename / Benutzername

ist der Name, mit dem sich Mitarbeitende in einem System authentifizieren. In lokalen Systemen sollte der Benutzername in TimePunch dem Anmeldenamen des Mitarbeitenden im Active Directory des Unternehmens entsprechen, um eine einheitliche Identifikation zu gewährleisten.

Anzeigename

wird automatisch aus dem Vor- und Nachnamen des Mitarbeitenden generiert, die im Feld „Vollständiger Name“ bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiterprofils hinterlegt werden.

Tipp : In den Einstellung können Sie festlegen welchen Format der Anzeigename hat.

Autorisierungsperson

ist eine Person, die für die Genehmigung von Anträgen auf Urlaub oder Überstundenabbau in TimePunch verantwortlich ist. Jeder Mitarbeiter muss einer solchen Person zugeordnet sein, um entsprechende Anträge stellen zu können.

B

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C

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D

Dokumentenspeicher Archiv

Der Dokumentenspeicher in TimePunch ermöglicht es, wichtige Dokumente innerhalb der Software zu archivieren und zu verwalten. Er ist für alle Stammdatensätze verfügbar und bietet sowohl der Personalabteilung als auch berechtigten Mitarbeitenden die Möglichkeit, Dokumente zu speichern und zu organisieren. Zudem können bestimmte Dokumente für Mitarbeitende zur Verfügung gestellt werden, beispielsweise über die Selbstauskunft online. Die Ordnerstruktur des Dokumentenspeichers kann für verschiedene Stammdatenarten wie Zeiteinträge, Mitarbeitende, Projekte und weitere angepasst werden. Ordner können erstellt und mit spezifischen Berechtigungen für das Ansehen und Hochladen von Dokumenten versehen werden. Das Ziel des Dokumentenspeichers ist die Archivierung von Dokumenten. Aus diesem Grund können nur PDF-Dokumente im Dokumentenspeicher hinterlegt werden.

E

Echtzeit-Buchungen

• Definition: Diese Funktion bietet einen aktuellen Überblick über die laufenden Zeitbuchungen der Mitarbeitenden. Sie zeigt in Echtzeit, welche Mitarbeitenden aktuell angemeldet oder abgemeldet sind, und ermöglicht es, bei Bedarf sofort einzugreifen.
• Funktionen:
  • Zeiterfassung starten: Ermöglicht es, die Zeiterfassung für Mitarbeitende nachträglich zu starten, falls diese vergessen wurde.
  • Zeiterfassung stoppen: Beendet die laufende Zeiterfassung eines Mitarbeitenden.
  • Zeiterfassung abbrechen: Wird verwendet, wenn eine Zeiterfassung über einen unüblich langen Zeitraum läuft und nicht regulär beendet wurde.
• Anwendungsfall: Echtzeit-Buchungen dienen dazu, den aktuellen Status der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu überwachen und bei Bedarf sofort Anpassungen vorzunehmen.

Einzelbuchungen

sind die individuellen Zeiteinträge, die innerhalb eines Tages erfasst werden. Jede An- oder Abmeldung vom System (z. B. Start einer Arbeitseinheit oder einer Pause) gilt als eine Einzelbuchung.

F

Fingerprint

In Verbindung mit einem Zeiterfassungsterminal, das mit einem Fingerabdruckmodul ausgestattet ist,
wird eine boimetrische Zeiterfassung ermöglicht, bei der Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten durch Fingerabdruckidentifikation ein- und ausbuchen können.
Hier eine kleine Video-Anleitung "Neue Fingerabdruck? Einfach erklärt"

G

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H

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I

Info-Panel

ist ein informatives Dashboard innerhalb der TimePunch-Software, das eine Übersicht über wichtige Daten und Informationen zu den Zeiteinträgen, Abwesenheiten, Projekten und anderen relevanten Aspekten der Arbeitszeiterfassung bietet. Das InfoPanel zeigt häufig benutzte Funktionen und aktuelle Benachrichtigungen an, um den Benutzern eine schnelle und effiziente Navigation innerhalb der Software zu ermöglichen. Es kann auch Details wie geplante Urlaubszeiten, genehmigte Anträge oder kürzlich vorgenommene Änderungen anzeigen und bietet so eine zentrale Anlaufstelle für die Nutzer, um auf relevante Informationen zuzugreifen.

J

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K

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L

Lizenz

ist eine Berechtigung zur Nutzung der TimePunch-Software. TimePunch bietet in der Regel auch unterschiedliche Lizenzmodelle für verschiedene Anforderungen, wie zum Beispiel für die Zeiterfassung von Mitarbeitenden, das Personalmanagement oder zusätzliche Module wie Projektzeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.

M

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N

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O

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P

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Q

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R

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S

Serieneintrag

ist eine Funktion innerhalb von TimePunch, mit der wiederkehrende Zeiteinträge oder Arbeitszeiten für mehrere Tage oder Wochen automatisiert erfasst werden können. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeitende, die regelmäßig zur gleichen Zeit arbeiten oder ähnliche Aufgaben über einen längeren Zeitraum ausführen. Mit einem Serieneintrag können diese Zeiten effizient eingeplant werden, ohne dass der Mitarbeitende jeden Eintrag manuell erstellen muss. Der Serieneintrag spart Zeit und reduziert Fehler bei der Zeiterfassung. Für detaillierte Informationen zum Erstellen von Serieneinträgen in TimePunch können Sie die folgende Dokumentation konsultieren:

• Allgemeine Tätigkeiten – Bereitschaftsdienst: Diese Seite erläutert, wie Bereitschaftsdienste als Serieneinträge angelegt werden können, einschließlich der Definition von Zeitraum und Dauer pro Tag. Bitte beachten Sie, dass die genaue Vorgehensweise je nach Version der TimePunch-Software variieren kann. Es ist daher empfehlenswert, die für Ihre Version spezifische Dokumentation zu konsultieren.

T

Tägliche Arbeitszeit

beschreibt die gesamte Arbeitszeit, die eine Person an einem bestimmten Tag geleistet hat. Sie wird in der Regel als die Summe aller Zeiteinträge eines Tages betrachtet und kann durch verschiedene Buchungen (Kommen, Gehen, Pausen, Projektzeiten etc.) beeinflusst werden.

TimePunch Cutter

ist ein Tool innerhalb der TimePunch-Software, das dazu verwendet wird, zu definieren unter welchen Rahmenbedingungen der Mitarbeiter die Arbeitszeit prtokolieren darf. Mit dem Cutter können Benutzer bestimmte Zeitspannen oder Arbeitseinträge präzise bearbeiten, z. B. um maximale Arbeitszeit zu denieren, Pausenzeiten zu integrieren oder Arbeitszeiten an bestimmte Vorgaben anzupassen. Dies stellt sicher, dass die erfassten Arbeitszeiten korrekt und den Unternehmensrichtlinien entsprechend dokumentiert sind.

TimePunch Datafox

In Kombination mit Datafox – einem renommierten deutschen Hersteller von Hardwarelösungen für die elektronische Datenerfassung – bietet die TimePunch-Software eine leistungsstarke Komplettlösung für die Zeiterfassung über moderne Terminals.
Die Datafox-Terminals unterstützen eine Vielzahl von Identifikationsmethoden, darunter RFID, Fingerabdruck, Barcode, QR-Code und PIN, und ermöglichen so eine präzise, sichere und effiziente Erfassung von Arbeitszeiten.
Durch die nahtlose Integration in TimePunch werden erfasste Arbeitszeiten, Projektzuweisungen sowie Abwesenheiten automatisch synchronisiert. Dies gewährleistet einen durchgängigen Datenfluss zwischen Hardware und Software und schafft die Grundlage für eine optimierte, transparente und gesetzeskonforme Personalverwaltung.
Ausführliche Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Datafox-Geräte in Verbindung mit TimePunch finden Sie in der offiziellen Dokumentation.

TimePunch Kalender

ist ein integraler Bestandteil der TimePunch-Software, der die Planung und Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Überstundenabbau ermöglicht. Mitarbeitende können über den Kalender Abwesenheitsanträge stellen, die von autorisierten Personen genehmigt werden müssen. Dabei können spezifische Vertreter festgelegt, Genehmigungshierarchien definiert und individuelle Einstellungen für Dienstreisen oder andere Abwesenheitsarten konfiguriert werden. Der Kalender unterstützt Unternehmen dabei, Abwesenheiten effizient zu koordinieren und die Personalplanung zu optimieren.

TimePunch Online

ist die cloudbasierte Version der TimePunch-Software, die es Unternehmen ermöglicht, die Zeiterfassung und das Personalmanagement über das Internet zu verwalten. Mit TimePunch Online können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Überstunden flexibel und ortsunabhängig erfassen. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten und Auswertungen, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. TimePunch Online ermöglicht es, Daten in Echtzeit zu synchronisieren und bietet eine hohe Verfügbarkeit durch die Nutzung der Cloud.

TimePunch Studio

ist eine erweiterte Funktion innerhalb der TimePunch-Software, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, individuelle Anpassungen und Erweiterungen an der Zeiterfassungssoftware vorzunehmen. Beispielsweise kann damit die Zeiterfassung in Werkstätten durch den Einsatz von Barcodescannern realisiert werden. Die Erweiterung stellt eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verfügung, über die Workflows, Berichte und weitere Funktionen flexibel konfiguriert werden können – ganz ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse.

TimePunch Watcher

ist ein Bestandteil der TimePunch-Software, der dazu dient, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden in Echtzeit zu überwachen. Er zeichnet Arbeitszeiteinträge automatisch auf, ohne dass der Mitarbeitende manuell eingreifen muss. Der Watcher ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, und bietet eine effiziente Möglichkeit, die Zeiterfassung zu automatisieren und zu überprüfen.

Transponder

In der Zutrittskontrolle oder Zeiterfassung wird ein Transponder häufig als Schlüsselanhänger oder Karte verwendet, um sich an Terminals zu identifizieren und Zugang zu bestimmten Bereichen oder Systemen zu erhalten.
Mehr dazu hier: Hinterlegen eines Transponders

U

Übersichten – Berichte

In TimePunch sind Übersichten und Berichte wichtige Funktionen, die es ermöglichen, Zeiterfassungsdaten, Abwesenheiten, Projekte und andere relevante Informationen effizient auszuwerten und darzustellen. Diese Berichte bieten eine detaillierte Analyse der Arbeitszeiten, Urlaubs- oder Krankentage, Überstunden, und können an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Die wichtigsten Funktionen beinhalten:

• Zeiterfassungsberichte: Diese Berichte bieten eine detaillierte Übersicht der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und können nach Zeitraum, Abteilung oder Projekt gefiltert werden.
• Abwesenheitsberichte: Sie zeigen die Abwesenheiten der Mitarbeitenden wie Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub an, und ermöglichen eine einfache Verwaltung und Genehmigung von Anträgen.
• Projektberichte: Diese Berichte bieten eine Übersicht über die erfassten Arbeitszeiten, die auf verschiedene Projekte verteilt sind, und unterstützen eine präzise Projektkalkulation.
• Übersichten: Zeitübersichten bieten schnelle, visuelle Darstellungen der erfassten Daten, wie z.B. Diagramme zur Arbeitszeitverteilung oder Urlaubsansprüche.
• Exportfunktionen: Viele Berichte lassen sich in verschiedene Formate (z.B. PDF, Excel) exportieren, um sie einfach weiterzugeben oder zu analysieren. Diese Berichte können je nach Berechtigungen an verschiedene Nutzergruppen angepasst werden, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

V

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W

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X

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Y

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Z

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