Rahmenarbeitszeitmodell anlegen / bearbeiten

Im Dialog zum Bearbeiten eines Rahmenarbeitszeitmodells werden sämtliche Regeln definiert, nach denen Arbeitszeiten geprüft, gekürzt, gerundet und automatisch angepasst werden. Rahmenarbeitszeitmodelle dienen insbesondere dazu, gesetzliche Vorgaben, betriebliche Vereinbarungen und feste Schichtzeiten automatisiert umzusetzen.

Name des Rahmenarbeitszeitmodells

Jedes Rahmenarbeitszeitmodell benötigt einen eindeutigen Namen. Dieser Name dient nicht nur zur besseren Übersicht in der Verwaltung, sondern wird auch in der Protokollierung und in Audit-Einträgen verwendet.

Es empfiehlt sich daher, aussagekräftige Namen zu vergeben, beispielsweise:

• Frühschicht Produktion
• Verwaltung Vollzeit
• Service Außendienst
• Nachtschicht Logistik

Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welches Modell auf einen Mitarbeitenden angewendet wurde.

Ist die maximale Arbeitszeit definiert?

Mit dieser Einstellung kann eine maximale tägliche Arbeitszeit definiert werden.

Sobald Mitarbeitende länger arbeiten als erlaubt, wird die darüber hinausgehende Zeit automatisch gekürzt oder angepasst. Dadurch kann verhindert werden, dass unbeabsichtigt zu viele Arbeitsstunden erfasst werden.

Diese Funktion eignet sich insbesondere für:

• gesetzliche Höchstarbeitszeiten
• feste tarifliche Arbeitszeitgrenzen
• Minijob-Regelungen
• Teilzeitkräfte

Soll die Arbeitszeit auf die Sollzeit gekürzt werden?

Ist diese Einstellung aktiviert, wird die Arbeitszeit automatisch auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Sollzeit begrenzt.

Dadurch können Mitarbeitende keine zusätzlichen Überstunden aufbauen. Jegliche Arbeitszeit oberhalb der Sollzeit wird automatisch entfernt oder gekürzt.

Beispiel

Ein Mitarbeitender besitzt eine tägliche Sollzeit von 8 Stunden.

• Gebucht werden: 08:00 bis 17:00 Uhr
• Nettoarbeitszeit: 8:30 Stunden

Ist die Kürzung aktiviert, werden automatisch 30 Minuten entfernt, sodass nur die Sollzeit von 8 Stunden bestehen bleibt.

Hinweis

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Fehlzeiten nicht mehr durch zusätzliche Mehrarbeit ausgeglichen werden.

Zeiten werden nicht gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert

Wird Arbeitszeit durch das Rahmenarbeitszeitmodell gekürzt, können die ursprünglichen Buchungen entweder vollständig entfernt oder lediglich als gelöscht markiert werden.

Ist diese Option aktiviert:

• bleiben die Originalbuchungen erhalten
• werden die Einträge lediglich als ungültig markiert
• kann die ursprüngliche Arbeitszeit später rekonstruiert werden

Dies ist insbesondere für:

• Revisionssicherheit
• Nachvollziehbarkeit
• Betriebsratsanforderungen
• Audits

von Vorteil.

Anteilige Pause am Ende der Arbeitszeit

Ist diese Option aktiviert, wird eine fehlende Pflichtpause nur anteilig nachgetragen.

Beispiel ohne anteilige Berechnung

Ein Mitarbeitender muss nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Pause von 30 Minuten machen.

Gebucht werden:

• Arbeitszeit: 6 Stunden 10 Minuten
• Keine Pause

In diesem Fall werden vollständig 30 Minuten Pause abgezogen.

Ergebnis:

• Verbleibende Arbeitszeit: 5 Stunden 40 Minuten

Beispiel mit anteiliger Berechnung

Bei aktivierter anteiliger Berechnung werden nur die fehlenden Minuten oberhalb der maximal erlaubten Arbeitszeit abgezogen.

Gebucht werden:

• Arbeitszeit: 6 Stunden 10 Minuten
• Keine Pause

Ergebnis:

• Abzug: 10 Minuten
• Verbleibende Arbeitszeit: 6 Stunden

Diese Einstellung wird häufig verwendet, um unverhältnismäßig hohe Kürzungen bei geringfügigen Überschreitungen zu vermeiden.

Automatischer Pausenabzug

Die Berechnung gesetzlicher Pflichtpausen kann auf zwei unterschiedliche Arten erfolgen.

1. Im Laufe des Tages

Bei dieser Einstellung summiert TimePunch sämtliche Pausen eines Arbeitstags und prüft anschließend, ob die gesetzlich vorgeschriebene Mindestpause erreicht wurde.

Fehlt Pausenzeit, wird diese automatisch nachgetragen.

Beispiel

Pflichtpause:

• 30 Minuten nach 6 Stunden Arbeitszeit

Gebuchte Pausen:

• 10 Minuten
• 5 Minuten

Gesamte Pause:

• 15 Minuten

Da die gesetzliche Pause von 30 Minuten nicht erreicht wurde, trägt TimePunch automatisch weitere 15 Minuten Pause nach.

2. In maximaler Arbeitszeit

In diesem Modus prüft TimePunch zusätzlich, ob die Pause rechtzeitig genommen wurde.

Das bedeutet:

Die Pflichtpause muss innerhalb der maximal zulässigen Arbeitsdauer erfolgen.

Beispiel

Vorgabe:

• Nach spätestens 6 Stunden muss eine Pause erfolgen

Gebucht:

• Arbeitsbeginn: 08:00 Uhr
• Pause: 14:30 Uhr

Die Pause wurde zu spät genommen, da bereits mehr als 6 Stunden ohne Ruhepause gearbeitet wurden.

In diesem Fall trägt TimePunch die fehlende Pause innerhalb der ersten 6 Stunden automatisch nach.

Diese Einstellung unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes konsequent einzuhalten.

Ruhepause wird gezählt ab

Hier wird definiert, ab welcher Mindestdauer eine Pause als gesetzliche Ruhepause gewertet wird.

Nach deutschem Arbeitszeitgesetz gelten Unterbrechungen unterhalb von 15 Minuten normalerweise nicht als Ruhepause.

Kurze Unterbrechungen wie:

• Raucherpausen
• kurzer Kaffeeholen
• private Gespräche

tragen somit nicht zur gesetzlichen Mindestpause bei.

Beispiel

Einstellung:

• Ruhepause zählt ab 15 Minuten

Gebuchte Pausen:

• 5 Minuten
• 5 Minuten
• 5 Minuten

Obwohl insgesamt 15 Minuten Pause vorhanden sind, zählt keine dieser Pausen als gesetzliche Ruhepause.

TimePunch trägt daher die vollständige Pflichtpause automatisch nach.

Rundungsgenauigkeit

Mit der Rundungsgenauigkeit wird definiert, ob und wie Arbeitszeiten gerundet werden.

Dabei können sowohl:

• Arbeitsbeginn
• Arbeitsende

automatisch angepasst werden.

Ohne Rundung werden sämtliche Buchungen minutengenau übernommen.

Karenzzeiten

Zusätzlich können Karenzzeiten definiert werden.

Diese legen fest:

• bis wann arbeitnehmerfreundlich gerundet wird
• ab wann arbeitgeberfreundlich gerundet wird

Beispiel

Rundung:

• auf 10 Minuten

Karenzzeit bei Anmeldung:

• 3 Minuten

Fall 1 – Mitarbeitender kommt 2 Minuten zu spät

Gebucht:

• 08:02 Uhr

Ergebnis:

• Rundung auf 08:00 Uhr

Fall 2 – Mitarbeitender kommt 5 Minuten zu spät

Gebucht:

• 08:05 Uhr

Ergebnis:

• Rundung auf 08:10 Uhr

Diese Funktion wird häufig verwendet, um geringfügige Abweichungen fair und automatisiert zu behandeln.

Mitarbeiter Zuordnung

Hier wird festgelegt, welche Mitarbeitenden diesem Rahmenarbeitszeitmodell zugeordnet werden.

Sobald ein Mitarbeitender dem Modell zugewiesen wurde, gelten sämtliche darin definierten Regeln automatisch für dessen Arbeitszeit.

Die Zuordnung erfolgt typischerweise nach:

• Abteilung
• Standort
• Tätigkeit
• Schichtmodell
• Vertragsart

Unbezahlte Mehrarbeit

Über diese Einstellung kann definiert werden, ob eine bestimmte Anzahl an täglichen Mehrarbeitsminuten unbezahlt bleibt.

Je nach Auswahl können bis zu 50 Minuten unbezahlte Mehrarbeit pro Tag definiert werden.

Beispiel

Definiert sind:

• 15 Minuten unbezahlte Mehrarbeit

Ein Mitarbeitender arbeitet:

• 8 Stunden 12 Minuten

Ergebnis:

• Die zusätzlichen 12 Minuten werden nicht vergütet
• Das Arbeitszeitkonto bleibt unverändert

Diese Funktion wird häufig im Zusammenhang mit:

• Umkleidezeiten
• Übergabezeiten
• Vorbereitungszeiten

verwendet.

Rahmenarbeitszeiten / Schichten

Innerhalb eines Rahmenarbeitszeitmodells können verschiedene Schichtzeiten oder Rahmenarbeitszeiten definiert werden.

Je nach tatsächlicher Buchung der Mitarbeitenden wählt TimePunch automatisch die passende Rahmenzeit aus und passt die Arbeitszeit entsprechend an.

Übergangszeiten

Die Übergangszeit am Beginn und Ende einer Schicht definiert, innerhalb welcher Zeitspanne die jeweilige Rahmenarbeitszeit noch angewendet wird.

Ohne Übergangszeit gelten die definierten Rahmenzeiten ganztägig.

Beispiel

Rahmenarbeitszeit:

• 08:00 bis 17:00 Uhr
• Übergangszeit am Ende: +30 Minuten

Fall 1

Gebucht:

• 07:50 bis 16:30 Uhr

Ergebnis:

• Arbeitszeit wird auf 08:00 bis 16:30 Uhr angepasst

Fall 2

Gebucht:

• 07:45 bis 17:10 Uhr

Ergebnis:

• Arbeitszeit wird auf 08:00 bis 17:00 Uhr begrenzt

Fall 3

Gebucht:

• 07:30 bis 17:45 Uhr

Ergebnis:

• Arbeitszeit wird auf 08:00 bis 17:45 Uhr angepasst

Da die Übergangszeit überschritten wurde, erfolgt keine Kürzung mehr am Tagesende.

Pflichtpausen nach Arbeitszeit

Hier werden Pflichtpausen definiert, die nach einer bestimmten Arbeitszeit automatisch berücksichtigt werden.

Es können mehrere Pflichtpausen hinterlegt werden. Für jede Pflichtpause stehen dabei die folgenden Einstellungen zur Verfügung:

• Arbeitszeit : Definiert die Arbeitszeit, ab der die Pflichtpause berücksichtigt wird, beispielsweise nach 6 Stunden Arbeitszeit.
• Pflicht-Pausenzeit : Legt fest, wie lange die Pause mindestens dauern muss, sobald die definierte Arbeitszeit erreicht wurde.
• Pausenzeitraum : Optionale Angabe, die definiert, innerhalb welchen Zeitraums die Pause durch den Mitarbeitenden genommen werden muss.
• Wochentage : Bestimmt, an welchen Wochentagen die Pflichtpause gilt, sofern der jeweilige Tag ein regulärer Arbeitstag des Mitarbeitenden ist.

Option: Standardpause bei Nicht-Buchung der Pause

Ist diese Option aktiviert, wird die hinterlegte Standardpause automatisch gebucht, wenn Mitarbeitende ihre Pause nicht selbst erfassen.

Dadurch wird sichergestellt, dass gesetzliche oder betriebliche Pausenregelungen eingehalten werden. Dies dient auch dem Schutz und Interesse der Mitarbeitenden.

Pausen mit Start- und Endzeitpunkt

Sind feste Pausen im Unternehmen vorgeschrieben, können diese mit einem festen Start- und Endzeitpunkt definiert werden.

Dadurch werden beispielsweise automatisch berücksichtigt:

• Frühstückspausen
• Mittagspausen
• Schichtpausen
• Produktionsunterbrechungen

Beispiel

Mittagspause:

• 12:00 bis 12:30 Uhr

Bucht ein Mitarbeitender durchgehend von:

• 08:00 bis 16:00 Uhr

wird die definierte Pause automatisch berücksichtigt.

Ausgenommene Projekte und Tätigkeiten

Bestimmte Projekte oder Tätigkeiten können von den Kürzungs- und Rahmenarbeitszeitregeln ausgeschlossen werden.

Arbeitszeiten auf diesen Projekten bleiben unverändert bestehen und werden nicht automatisch gekürzt.

Dies eignet sich beispielsweise für:

• angeordnete Überstunden
• Bereitschaftsdienst
• Notfalleinsätze
• Sonderprojekte
• Wartungseinsätze außerhalb der Regelarbeitszeit

Dadurch können Ausnahmeregelungen flexibel umgesetzt werden, ohne das gesamte Rahmenarbeitszeitmodell anpassen zu müssen.