Freigabe der Arbeitszeiten

Übersicht

TimePunch ermöglicht die Freigabe von Arbeitszeiten durch Vorgesetzte. Dabei kann festgelegt werden, dass grundsätzlich für alle Mitarbeitenden eine Freigabe erforderlich ist. Alternativ lässt sich diese Einstellung für einzelne Mitarbeitende individuell aktivieren oder deaktivieren.

Die Freigabe kann bereits während des laufenden Monats erfolgen oder spätestens nach Abschluss des Vormonats über das entsprechende Freigabepanel.

Einstellungen

Über die Einstellungen im TimePunch Management kann festgelegt werden, ob die Arbeitszeitfreigabe grundsätzlich für alle Mitarbeitenden verpflichtend ist.

Wird die Option „Freigabe der Arbeitszeiten für Mitarbeitende anfragen" aktiviert, gilt diese Einstellung standardmäßig für alle Mitarbeitenden. Sollten einzelne Mitarbeitende davon ausgenommen werden oder abweichende Einstellungen erhalten, kann dies direkt im jeweiligen Mitarbeiterprofil festgelegt werden.

Die dreistufige Auswahlbox besitzt folgende Bedeutung:

• Ausgefülltes Kästchen: Es wird keine individuelle Einstellung vorgenommen. Es gilt die globale Konfiguration.
• Haken: Für den Mitarbeitenden ist eine Arbeitszeitfreigabe verpflichtend.
• Leeres Kästchen: Für den Mitarbeitenden ist keine Arbeitszeitfreigabe erforderlich.

Genehmigende festlegen

Standardmäßig erfolgt die Freigabe der Arbeitszeiten durch die direkte Führungskraft. Der zuständige Genehmigende kann jedoch über das Self-Service-Modul angepasst werden. Administratoren und Führungskräfte können dort festlegen, welche Person die Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden genehmigen darf.

Manuelle Freigabe der Arbeitszeiten

Arbeitszeiten können sowohl innerhalb eines Monats als auch rückwirkend manuell freigegeben werden. Verwenden Sie hierzu den entsprechenden Suchfilter in der Ansicht "Einzelbuchungen", um sich alle freizugebenden Arbeitszeiten anzeigen zu lassen.

Anschließend können die Arbeitszeiten über das Kontextmenü genehmigt oder abgelehnt werden.

Wird eine Arbeitszeit abgelehnt, muss ein Ablehnungsgrund angegeben werden. Dieser wird dem Mitarbeitenden per EMail mitgeteilt und zusätzlich im Zeiteintrag gespeichert.

Freigabe über das Arbeitszeitfreigabe-Panel

Das Arbeitszeitfreigabe-Panel zeigt alle Mitarbeitenden an, für die die Arbeitszeiten des Vormonats noch nicht freigegeben wurden. Sofern freizugebende Arbeitszeiten vorliegen, verfärbt sich das Freigabesymbol rot. Das Symbol zur Arbeitszeitfreigabe zeigt ein Panel mit einer Uhr.

Nach Auswahl eines Mitarbeitenden werden alle noch nicht genehmigten Arbeitszeiten des Vormonats angezeigt.

Über die Schaltflächen Genehmigen oder Ablehnen können sämtliche angezeigten Arbeitszeiten in einem Schritt bearbeitet werden. Alternativ lassen sich einzelne Einträge über das Kontextmenü gezielt genehmigen oder ablehnen.

Konsequenzen nach der Freigabe

Bereits freigegebene Arbeitszeiten können von Mitarbeitenden nicht mehr direkt geändert werden - auch dann nicht, wenn sie über die Berechtigung „Mitarbeitende in Vertrauensstellung" verfügen.

Soll eine bereits freigegebene Arbeitszeit geändert werden, muss hierfür ein neuer Änderungsantrag gestellt werden. Administratoren sowie Mitarbeitende mit Personalverantwortung können Arbeitszeiten weiterhin direkt bearbeiten.

Werden bereits freigegebene Arbeitszeiten nachträglich geändert, ist anschließend erneut eine Freigabe erforderlich.