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Version: 6.1

Nachträgliche Projektkontierung

Das Online-Modul von TimePunch unterstützt die nachträgliche Projektkontierung. Das bedeutet: Mitarbeitende müssen nicht sofort einen Projektwechsel durchführen, wenn sie eine neue Tätigkeit beginnen.

Stattdessen wird die Arbeitszeit zunächst immer auf ein festgelegtes Projekt gebucht – standardmäßig den Projektverteiler. Alle auf dieses Projekt gebuchten Zeiten können bei Arbeitsende oder auch noch Tage später flexibel auf einzelne Projekte verteilt werden. Diese Verteilung erfolgt über die nachträgliche Projektkontierung.

Unterschiede zur Start/Stop-Erfassung​

In den folgenden Punkten unterscheidet sich die nachträgliche Projektkontierung von der klassischen Start/Stop-Erfassung.

Projektkontierungsdialog nach Abschluss der Erfassung​

Nach dem Stoppen der Zeiterfassung auf dem Projekt zur nachträglichen Kontierung (z. B. Projektverteiler) öffnet sich automatisch der Projektkontierungsdialog im Online-Modul.

Der Dialog zeigt den soeben abgeschlossenen Zeiteintrag an und fordert den Mitarbeitenden auf, diesen aufzuteilen.
Dabei können folgende Informationen erfasst werden:

  • Projektstunden
  • Projekt
  • Tätigkeit
  • Kunde
  • optionale Beschreibung

Mit einem Klick auf „Eintragen“ wird die Projektkontierung gespeichert. So wird der spätere Aufwand für offene Projektkontierungen deutlich reduziert.

Bearbeiten der Projektkontierung​

Die Liste der Projektkontierungen kann vom Mitarbeitenden so lange bearbeitet werden, bis die Projektkontierung abgeschlossen ist. Ein bestehender Eintrag wird durch einen Klick auf die jeweilige Projektkontierung geöffnet und kann angepasst werden.

Abschluss der Projektkontierung​

Mit dem Abschluss der Projektkontierung wird der beendete Zeiteintrag auf die ausgewählten Projekte verteilt.

note

Wichtig:
Wird die Projektkontierung abgeschlossen, ohne dass die gesamte Zeit verteilt wurde, bleibt die verbleibende Restzeit offen und muss später nachträglich kontiert werden.

Rückwirkende Projektkontierung​

Nicht immer kann die Projektkontierung direkt nach dem Beenden eines Zeiteintrags erfolgen.
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn:

  • die Kontierung abgebrochen wurde
  • kein Projekt ausgewählt wurde
  • die Zeit nur teilweise verteilt wurde

Für solche Fälle bietet das Online-Modul die Möglichkeit, offene Projektkontierungen nachträglich zu bearbeiten.

Sobald offene Projektkontierungen vorhanden sind, wird dies für den Mitarbeitenden deutlich sichtbar durch die Schaltfläche „Offene Projektkontierungen bearbeiten“ angezeigt.

Nach einem Klick auf diese Schaltfläche wird eine Liste aller offenen Projektkontierungen angezeigt.

Sonderfall: Kontierung ohne Beenden der Zeiterfassung​

Mitarbeitenden ist es außerdem erlaubt, untertägige Projektkontierungen vorzunehmen. Dabei wird die bisher erfasste Arbeitszeit auf verschiedene Projekte verteilt, ohne die laufende Zeiterfassung zu beenden.

Hierfür steht im Online-Modul die Schaltfläche „Kontierung“ zur Verfügung.

Einstellungen im TimePunch Management​

Die grundlegenden Optionen zur nachträglichen Projektkontierung werden im TimePunch Management konfiguriert.
Diese befinden sich im Register Nachträgliche Projektkontierung auf der Seite Einstellungen.